O síndico é um profissional que deve sempre prezar pela transparência e pelo bom relacionamento com os condôminos. Um dos momentos em que essa postura se torna mais importante é na prestação de contas em condomínios.

Para muitos, a apresentação do movimento financeiro pode ser desafiadora, tendo em vista as etapas e o grau de responsabilidade envolvidos. Porém, a atividade é obrigatória por lei e deve ser realizada todos os anos ou quando solicitada. Além disso, se bem conduzida, ela deixa de ser algo preocupante.

Um dos problemas mais comuns ocorre quando o síndico deixa para organizar as contas na hora da apresentação em assembleia, e não durante o ano. Outra questão é o controle da inadimplência, que precisa ser praticado de forma constante.

Há ainda questões referentes à reunião em si, que tem de ser coordenada de uma forma específica, para não comprometer a imagem do administrador.

Neste artigo, listamos algumas dicas para auxiliar você na prestação de contas em condomínios. Continue a leitura e confira!

Tenha todos os documentos em dia

Ter em mãos os documentos atualizados é um pré-requisito para a realização da assembleia da maneira adequada. Por isso, encare esse fato como primordial. Para demonstrar sua gestão como síndico, você precisará apresentar os seguintes documentos:

  • relatório de orçamento;

  • relatório de receitas;

  • relatório de despesas;

  • balancete;

  • métricas de inadimplência.

Se você é um síndico de primeira viagem, saiba que os condomínios costumam organizar esses tipos de registros e comprovantes em uma pasta, que pode ser online ou física. Trata-se de um repositório com todas as movimentações financeiras e documentos referentes ao ano.

Procure conhecer a fundo a papelada que compõe os relatórios solicitados. Gastos extraordinários e folhas de pagamento devem constar na pasta, assim como qualquer tipo de atestado de saúde e de segurança. Todos os documentos devem ser abrangentes e bem detalhados.

Compare com a previsão efetuada

No início da reunião, uma folha com os itens que serão abordados na prestação de contas deverá ser distribuída. O ideal é que seja demonstrado um comparativo com a previsão orçamentária aprovada um ano atrás.

Ao comparar seus números atuais com a previsão efetuada no ano anterior, você poderá falar sobre os gastos reais e as diferenças orçamentárias (justificáveis).

Disponibilize o conteúdo

É importante frisar que o conteúdo divulgado na assembleia compõe dados do condomínio. Por conta disso, ele deve estar acessível aos moradores, sem exceção.

A prioridade de acesso é do síndico e dos conselheiros. Entretanto, qualquer pessoa que more no condomínio tem o direito de solicitar uma verificação da prestação de contas.

Seja claro e convincente

Na hora de fazer a prestação de contas, por mais que o conteúdo seja extenso, empenhe-se em deixar todos os dados bem esclarecidos.

Para isso, você precisará dividir as informações, podendo utilizar uma planilha que facilite isso. Esse documento, inclusive, pode ser atualizado por você todo mês, a fim de evitar possíveis surpresas quando chegar a hora de prestar contas e manter os dados financeiros sempre atualizados.

Controle a inadimplência

Ao acompanhar e atualizar as informações financeiras mensalmente, você certamente vai se deparar com casos de inadimplência. Essa é uma situação recorrente e que precisa ser contornada pelo gestor do condomínio.

Quando moradores, por um motivo ou outro, deixam de pagar suas taxas de condomínio, automaticamente estão gerando um déficit orçamentário para a administração do lugar onde vivem e podem, inclusive, fazer com que seus vizinhos tenham de pagar a mais, para compensar o dinheiro que não entrou.

Por isso, o síndico deve levar o assunto a sério e buscar resolvê-lo da forma mais rápida e amigável possível.

Desenvolva campanhas de conscientização

A melhor maneira de lidar com a inadimplência é evitá-la. Por isso, é recomendado que o síndico desenvolva campanhas periódicas, nas quais explique a todos os condôminos como funciona a gestão financeira do condomínio. 

É preciso esclarecer o que é a taxa condominial, do que ela é composta, quais serviços estão ali compreendidos e quais são as implicações caso ela não seja paga.

É interessante trazer isso para o dia a dia, citando melhorias desejadas por todos e como elas não poderão ser concretizadas sem a contribuição dos envolvidos.

Assim, os moradores medirão melhor as consequências de um eventual não pagamento e pensarão duas vezes antes de deixar a conta em aberto.

Faça a cobrança rapidamente

Se ainda assim o morador deixar de pagar sua contribuição mensal, é necessário, então, fazer a cobrança. Um dos aspectos mais importantes nesse momento é a agilidade na condução da situação, o que é de responsabilidade da administradora, mas que pode ser reforçado pelo síndico.

O ideal é que o condômino inadimplente já seja comunicado sobre o não pagamento no dia seguinte. Quanto antes ele receber um aviso, maiores as chances de ele se apressar em resolver o caso, pois isso aguça o sentido de urgência dele.

Esse alerta deve vir sob a forma de carta, enviada pela administradora, mas o síndico, especialmente se tiver um convívio harmonioso com o morador, também deve chamá-lo para uma conversa franca e serena sobre o tema.

Facilite o pagamento

Para conseguir colocar as contas do condomínio em dia, vale lançar mão de alguns artifícios. E um dos mais eficazes é oferecer variadas formas de pagamento, de maneira que cada morador possa escolher aquela que mais se adequa à sua realidade. 

Uma alternativa é o Débito Direto Autorizado (DDA), um tipo de pagamento automático que envolve morador, administradora e banco. Com ele, o valor é debitado automaticamente, eliminando o risco de o condômino se esquecer ou atrasar o pagamento.

Outro recurso que ajuda muito, especialmente entre aqueles que costumam perder papéis, é a administradora ter um serviço de disponibilização de segunda via de contas em seu site. Esse é um recurso muito utilizado pelo brasileiro, pois é fácil, rápido e não requer contato telefônico.

Também é essencial, em termos de agilidade, que o boleto de cobrança chegue o quanto antes, pois isso permite que o morador se planeje melhor para conseguir efetuar o pagamento dentro do prazo de vencimento.

Esteja pronto para críticas

Caso você receba objeções e críticas durante a reunião de prestação de contas, tenha calma e analise caso a caso. Sugestões são sempre bem-vindas, mas só devem ser acatadas quando realmente puderem acrescentar algo positivo ao cenário apresentado. 

Jogo de cintura é fundamental. E lembre-se: o público é responsável por aprovar ou não a pasta de prestação de contas. 

Seguindo as dicas deste artigo, a prestação de contas em condomínios deixa de ser um bicho de sete cabeças e pode se tornar um momento produtivo e até esperado! Agora, para dominar de vez as atribuições de um bom síndico, baixe nosso guia completo sobre o assunto!

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