Com a obrigação de fazer a prestação de contas em condomínios, o síndico é um profissional que deve prezar cada vez mais pela transparência no relacionamento com todos os envolvidos.

Para muitos, a apresentação do movimento financeiro pode parecer bastante desafiador por representar uma série de passos preocupantes e de grande responsabilidade. Porém, a atividade é obrigatória por lei e deve ser realizada todos os anos ou quando solicitada.

A principal questão é que muitos síndicos deixam para organizar as contas na hora da apresentação em assembleia, e não durante o ano. Assim, se desesperam no momento de mostrar as atividades durante a gestão do período determinado.

Outra dificuldade é a reunião em si, já que ela apresenta uma série de passos metódicos que, quando não são seguidos, tendem a comprometer a imagem do administrador.

Por isso, separamos neste artigo algumas dicas para auxiliar você na prestação de contas em condomínios. Confira a seguir:

Tenha todos os documentos em dia

Os documentos atualizados são os principais instrumentos dessa assembleia, portanto, encare esse fato como primordial. Para demonstrar sua gestão como síndico, você precisará apresentar de forma organizada os documentos necessários. São eles:

  • relatório de orçamento;

  • relatório de receitas;

  • relatório de despesas;

  • balancete;

  • métricas de inadimplência.

Se você é um síndico de primeira viagem, saiba que os condomínios costumam organizar esses tipos de registros e comprovantes em uma pasta que pode ser online ou física. Trata-se de um repositório com todas as movimentações financeiras e documentos referente ao ano.

Procure conhecer a fundo a papelada que compõe os relatórios solicitados. Gastos extraordinários e folhas de pagamento devem constar na pasta, assim como qualquer tipo de atestado de saúde e segurança. Todos os documentos devem ser abrangentes e bem detalhados.

Compare com a previsão efetuada

No início da reunião, uma folha com os itens que serão abordados na prestação de contas deverá ser distribuída. O ideal é que seja demonstrado um comparativo com a previsão orçamentária aprovada um ano atrás.

Ao comparar seus números atuais com a previsão efetuada no ano anterior, você poderá falar sobre os gastos reais e as diferenças orçamentárias (justificáveis).

Disponibilize o conteúdo

É importante frisar que o conteúdo divulgado na assembleia é um documento do condomínio. Por conta disso, ele deve estar acessível aos moradores, sem exceção.

A prioridade de acesso é do síndico e conselheiros têm prioridade, entretanto, qualquer pessoa que more no condomínio tem o direito de solicitar uma verificação da prestação de contas.

Seja claro e convincente

Na hora de fazer a prestação de contas, por mais que o conteúdo seja extenso, empenhe-se em deixar todos os dados bem esclarecidos.

Para isso, você precisará dividir as informações organizadamente, podendo utilizar uma planilha que facilite isso. Essa, inclusive, pode ser o mesmo documento que você alimentará todo mês com as movimentações financeiras, para não ser pego de surpresa.

Esteja pronto para críticas

Caso você receba objeções na apresentação, analise cada crítica e só adote a sugestão se ela, de fato, proceder. Lembre-se que o público é responsável por aprovar ou não a pasta de prestação de contas, por isso, tenha jogo de cintura.

Se a prestação de contas for reprovada, leve em consideração as questões levantadas buscando encontrar relevância.

Quando as dicas mencionadas acima são levadas em conta, a prestação de contas em condomínios deixa de ser um bicho de sete cabeças e passa ser um momento desejado! Agora visite nosso artigo sobre inadimplência condominial e saiba como lidar com esse outro problema!

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