No dia a dia dos condomínios é comum que vários documentos cheguem às mãos do síndico — são boletos, contratos, cartas e assim por diante. Além de ter a responsabilidade de recebê-los e guardá-los, é função dele documentar cada ação tomada no empreendimento, o que significa mais papelada.

Assim como uma empresa, os condomínios precisam armazenar todos esses documentos. Isso é importante porque muitos deles são registros legais e devem ser apresentados caso algum órgão os exija.

Neste artigo, demonstramos a importância da gestão de documentos em condomínio, quais são os tipos de registros que precisam ser guardados e por qual período. Tem interesse nesse assunto? Então, confira a seguir!

Por que a gestão de documentos em condomínio é importante

Quando se administra um condomínio, é preciso manter toda a documentação organizada e acessível. Imagine, por exemplo, que o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) requisite um documento e determine um prazo de três dias para a entrega.

É um período relativamente curto quando se considera toda a estrutura desse tipo de empreendimento. Se o arquivo estiver desorganizado, vai ser difícil encontrar o registro nesse prazo, certo?

Além dessa situação, podem haver ações judiciais que demandam provas documentais físicas. A organização facilita a procura de materiais importantes tanto para o condomínio como para os órgãos reguladores e fiscalizadores.

Quais documentos devem ser guardados

Essa é uma dúvida relativamente comum: quais documentos precisam, de fato, ser armazenados e por qual período. As principais categorias de documentos que devem ser armazenadas são:

  • os que comprovem o vínculo, a manutenção e a dispensa de cada funcionário;
  • os recibos de pagamentos e holerites;
  • os livros de atas de todas as assembleias que ocorreram no condomínio;
  • os registros referentes ao empreendimento, como plantas, orçamentos e contratos de obras.

Alguns registros devem ser guardados permanentemente, enquanto outros têm prazo mínimo de cinco anos. Para mais informações, vale consultar o contador ou o advogado do condomínio.

Quais cuidados devem ser tomados no armazenamento

Para que os documentos fiquem permanentemente conservados, é preciso tomar alguns cuidados importantes. Veja alguns deles a seguir!

Separe por categorias

Isso facilita o encontro dos registros. Consulte os setores jurídico e financeiro para entender quais documentos pertencem a quais categorias: isso fará que a organização fique ainda mais específica.

Deixe em um local seguro

O local é um dos pontos mais importantes: afinal, será onde os documentos vão passar mais tempo. Busque um lugar arejado e abrigado do sol e da chuva (inimigos de qualquer papel). Além disso, certifique-se de que o acesso a ele é fácil, para que os responsáveis possam encontrar os registros de maneira rápida.

Controle o acesso

Outro ponto importante é o controle de acesso para que apenas pessoas autorizadas possam manipular esses documentos. Assim, evitam-se perdas e danos aos registros. Em geral, são autorizados profissionais das áreas jurídica e financeira — é aconselhável, ainda, que o número de envolvidos seja limitado para manter a segurança.

A gestão de documentos em condomínio deve estar nas pautas de reuniões e no planejamento do empreendimento. Embora essa responsabilidade caiba ao síndico, cada funcionário que tiver contato com os registros precisa saber da sua importância.

Controle de acesso: o guia para garantir a segurança do condomínio
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