A administração de empresas exige do empresário ou gestor atenção a diversas áreas para que tenha uma rotina eficiente de trabalho. O estoque é um dos setores mais relevantes para os comércios, pois é a partir dele que se estabelece um mecanismo de controle dos produtos que estão disponíveis para a venda ou não.

A correta gestão de estoques evita que a organização tenha prejuízos em suas estratégias de vendas e é fundamental para quem não deseja cair nas armadilhas da má administração de empresas.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você conheça os erros mais comuns na gestão de estoque e como evitá-los. Acompanhe a leitura para conferir!

Qual a importância da gestão de estoques?

De forma geral, o estoque armazena parte dos ativos da organização. A boa gestão de estoques tem impacto bastante positivo na rotina corporativa: facilita o processo logístico, contribui para o planejamento de compras e vendas e aumenta o capital de giro.

Assim, traz uma série de benefícios que torna a sua loja mais competitiva, com um mecanismo de venda sólido e preparada para atender e suprir as necessidades de seus clientes.

Por outro lado, a má gestão de estoque pode causar prejuízo à empresa. O armazenamento de produtos tem um custo e quanto mais tempo ficarem parados, maior ele será.

Além disso, mercadorias estacionadas são sinônimo de dinheiro parado. Ou seja, o investimento feito na compra desses materiais não está retornando para a empresa — e isso tem impacto nas finanças corporativas.

Quais são os principais erros de um estoque mal gerenciado?

Agora que você entende como a gestão de estoques influencia nos resultados da empresa, veja a seguir quais são os maiores erros cometidos nesse setor.

Falta de informações

Os profissionais responsáveis pela gestão do estoque precisam ter um conhecimento amplo sobre os processos de compra, venda e logística. Falhas de informações nesses processos causam, consequentemente, falhas no processo de estocagem.

Para evitar esses problemas é necessário registrar tudo o que entra e sai do estoque, além de ter bem definida qual a quantidade de cada produto que deve ser mantida nele.

Não investir em tecnologia

A falta de investimento em tecnologia é um sinal evidente de má administração de empresas, principalmente se levarmos em consideração a forte presença de soluções automatizadas, como programas de gestão de estoque, nas organizações atuais.

Não usar tecnologia para administrar o controle de entradas e saídas de itens do inventário é permitir que a empresa se torne obsoleta e seja ultrapassada pelas concorrentes de seu segmento de atuação.

Todos os erros ligados à má administração do estoque podem ser solucionados com o uso de uma solução integrada de gestão. Entre suas funções, há a possibilidade de controlar e acompanhar a rotina de vendas, emitir notas fiscais, planejar compras e fazer a gestão de estoque. Nesse caso, a geração e o compartilhamento de informações também são facilitados.

Falta de integração entre setores

Os setores de compras e vendas devem manter uma relação muito próxima com os responsáveis pelo estoque. Cada venda deve ser informada e registrada, pois é necessário dar baixa no estoque. E se a quantidade de produtos abaixa, será necessário repor, o que precisa ser informado ao setor de compras.

Assim, compras, vendas e estoque são setores que devem estar totalmente integrados e mantendo uma boa relação de comunicação entre si.

Venda sem se certificar da disponibilidade do produto

Um dos erros mais cometidos quando uma empresa gerencia mal o seu estoque é a falta de comunicação entre os departamentos, o que pode gerar grandes inconvenientes com os clientes e, como resultado, a imagem do negócio é prejudicada. 

É fundamental evitar falhas como vender um produto e somente na hora de retirá-lo descobrir que, apesar de constar no banco de dados, não há mais unidades da mercadoria no inventário.

Esse é mais um motivo para utilizar um bom programa de gerenciamento de estoques para integrar as informações em um único ambiente e melhorar a interação entre os setores.

Falta de planejamento

Um estoque pode apresentar dois problemas sérios: falta e excesso de produtos. Se não tiver alguma mercadoria na gôndola, é grande a chance de algum negócio não ser feito e de algum cliente ficar insatisfeito — o que vai direcionar essa pessoa para o seu concorrente.

Por outro lado, o excesso de produtos representa dinheiro parado e alto custo de armazenamento. É necessário elaborar um planejamento de longo prazo e, para isso, é muito importante entender a sazonalidade das suas vendas.

Atraso no prazo de entregas

Sem dúvida, o atraso nas entregas aos clientes é um dos motivos que mais afeta a credibilidade de uma empresa no mercado, gerando insatisfação, desconfiança e inclinação a consumir dos concorrentes.

A partir do momento em que o prazo de entrega for informado ao consumidor, é como se a empresa firmasse um contrato com ele. A quebra desse compromisso costuma gerar o cancelamento da compra, já que o cliente pode sustentar o procedimento no Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Esse é o tipo de situação em que, quanto menos organização houver nos processos internos da empresa, maiores são as consequências, pois a demora em uma resposta para estornar o valor pago pelo consumidor pode acarretar em processo juntamente ao PROCON, podendo colocar o negócio em risco de falência.

Compra de produtos de baixa saída

Produtos parados no estoque podem gerar uma série de problemas para a empresa: aumento no custo de armazenamento, possibilidade de perda da validade e impacto negativo no capital de giro.

Na hora de planejar o estoque é importante conhecer bem a sua rotina de vendas, qual a saída de seus produtos e estipular um esquema preciso de compras de acordo com esses fatores.

Falta de projeção de demandas

Quais parâmetros sua empresa tem utilizado para fazer as compras de reposição do estoque? A experiência tem grande importância, mas não é suficiente para que uma projeção assertiva seja feita. É fundamental tomar decisões com base em dados reais e objetivos.

Para que as informações sejam recolhidas da maneira correta, além de contar com um programa de gestão de estoque, também será necessário realizar uma boa administração dos fluxos de caixa, avaliando como o inventário se comportou em períodos anteriores.

Além disso, é muito importante acompanhar as métricas utilizadas por outras empresas da sua área de atuação, pois, desse modo, você terá dados internos e externos disponíveis para dar suporte à tomada de decisões.

Como você pôde conferir neste artigo, a má administração de empresas, principalmente quando relacionada a aspectos do estoque de produtos, pode ter consequências sérias e até levar a organização à falência.

Portanto, é crucial obter mais controle sobre os processos cotidianos e, é claro, implementar uma solução tecnológica para automatizar as atividades, melhorar a produtividade da equipe e integrar as informações para facilitar a comunicação entre os departamentos.

O conteúdo sobre como a má gestão do estoque pode comprometer as finanças de sua empresa foi útil para você? Então aproveite para complementar sua leitura baixando e conferindo este e-book gratuito: “O Guia Essencial de Gestão de Estoque”.

 


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