Depois que as compras pela Internet passaram a ser um hábito comum e seguro para as pessoas, o número de encomendas que chega até a portaria de condomínio cresceu e, com ele, alguns desafios de gestão para o síndico e administrador.

Violação, extravio e roubo de mercadorias são algumas situações indesejáveis que podem ocorrer na entrega da encomenda. Mas quando a situação envolve a gestão condominial, tudo isso pode gerar desentendimentos entre zelador, agente de portaria, moradores, entre outros.

O síndico tem a responsabilidade de apaziguar qualquer mal entendido relativo às encomendas do condomínio. No entanto, essa nem sempre é uma tarefa fácil.

Neste artigo, vamos falar sobre o seu respaldo na lei quanto ao recebimento de entregas na portaria de condomínio e, ainda, como você pode evitar este tipo de prejuízo. Confira!

Quais são as obrigações da portaria sobre o recebimento de encomendas?

A norma legal que cuida desse assunto é a Lei Federal nº 6538/78 que, para muitos advogados, apresenta escassez na hora de discutir sobre o assunto judicialmente. Confira o que diz a lei:

O artigo 22 da Lei 6.538/78 declara que:

“os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados, são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.”

Como organizar e otimizar as entregas em condomínios?

Para evitar que as partes envolvidas na entrega de encomendas sejam prejudicadas por qualquer imprevisto, é essencial apostar em algumas precauções no condomínio. Confira algumas delas a seguir: 

Organizar as normas e treinar os funcionários

Antes de tudo, vale lembrar que o síndico não dita as regras, ele só as cumpre. As normas que norteiam os procedimentos desse tipo precisam estar presentes no Regulamento Interno do próprio condomínio.

É esse documento que pode até mesmo garantir que o síndico proíba entregas ou recebimento de encomendas. Cabe ao morador estar ciente das regras e cumpri-las, assim como os profissionais da portaria.

Vale dizer que insatisfações e dúvidas podem ser resolvidas com a convocação de uma assembleia geral ordinária, a fim de solicitar alterações no Regulamento.

Conversar com as pessoas envolvidas

Como acabamos de mencionar, uma boa conversa pode desfazer complicações. Por mais que o Regulamento Interno seja conhecido pelos moradores na hora do contrato, vale a pena marcar uma reunião de condomínio para repassar as normas novamente, em busca de alinhamento nos acordos.

Aproveite esse momento para colocar o caso da violação de encomendas em questão, deixando sempre claro qual será o processo padronizado para o recebimento de todas as correspondências.

Quanto maior for o número de moradores que participar das reuniões, mais fácil será definir as regras e procedimentos para manter a organização.

Tenha procedimentos muito claros (seja portaria assistida ou remota)

A tecnologia é uma das grandes aliadas, não apenas da segurança, mas também da padronização dos processos. As empresas que oferecem esse serviço devem se preocupar com a criação de protocolos no caso de encomendas.

Se vestir de entregador é um dos disfarces mais repetidos por bandidos. A liberação do acesso para estranhos pode soar como um convite para a invasão e o crime.

Para evitar esse risco, além da necessidade de cumprir à risca os procedimentos de segurança e identificação na portaria, o condomínio deve contar com um sistema de controle de acesso seguro e confiável, a fim de minimizar riscos e garantir a eficiência no fluxo de entrada e saída de pessoas e veículos.

Portaria assistida x portaria remota

No caso da portaria assistida, o procedimento de recebimento de encomendas costuma ser definido de acordo com o fluxo e necessidade de cada condomínio, no entanto, é habitual que seja recebido pela equipe de portaria e que o morador seja notificado para que a retirada seja feita diretamente na portaria.

Já no caso da portaria remota, como o operador da portaria virtual fica localizado em uma central de atendimento, o ideal é que a entrega seja feita ao responsável pelo recebimento (o zelador, por exemplo), acompanhando os fornecedores de forma treinada e segura.

Caso o condomínio não conte com o serviço de zeladoria, o próprio morador pode ser acionado para retirar sua encomenda, após a devida identificação pela equipe da central de atendimento e notificação para o condômino.

Em ambas as situações, o mais importante é capacitar as pessoas e mantê-las informadas a respeito das práticas de segurança que garantem mais tranquilidade aos condôminos e, por outro lado, auxiliam no melhor fluxo de recebimento e encaminhamento de encomendas.

Achou este conteúdo relevante e gostaria de conferir mais dicas sobre gestão condominial? Então clique e baixe nosso e-book gratuito: “Gestão de condomínios: o guia completo do síndico“.
Share: