Aprenda a fazer uma reunião de condomínio satisfatória!

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Organizar e convocar uma reunião de condomínio é uma das tarefas mais importantes na função do síndico. Em regra, assembleias são convocadas em dois casos: para eleger um novo síndico, conhecida como reunião ordinária, a qual deve ocorrer obrigatoriamente uma vez por ano, e para discutir assuntos gerais — tais como previsão orçamentária, prestação de contas, normas de condomínio etc.

No artigo a seguir, vamos mostrar como fazer uma reunião de condomínio satisfatória a partir de dicas imperdíveis. Vamos conferir?

Convoque todos os condôminos

Tão importante quanto executar uma reunião de condomínio é prepará-la. O síndico deve ficar atento a uma série de detalhes para que a assembleia funcione de acordo com a lei e não corra risco de sofrer impugnação — quando tudo o que é decidido na reunião é anulado.

De acordo com a lei brasileira, todos os moradores devem ser convocados para a assembleia do condomínio, caso contrário ela não será válida legalmente.

Sendo assim, além de enviar uma carta de convocação para todos os condôminos, com a data e local do encontro e as principais pautas a serem discutidas, também é recomendado colocar uma cópia do documento em uma área comum de grande circulação para que todos fiquem cientes.

Entregue todas as informações aos condôminos

Para que a reunião ocorra de forma tranquila e sem grandes problemas ou discussões, uma boa dica é oferecer as informações completas com antecedência. Com isso, não apenas o síndico poderá se preparar melhor para o encontro, como os moradores também.

Além disso, fornecer as informações dá oportunidade para os condôminos prepararem suas perguntas previamente, o que otimiza o tempo da reunião.

Defina pautas importantes e urgentes

Selecionar as pautas mais urgentes a serem discutidas é uma forma de otimizar a assembleia. Se você não deseja que a reunião se prolongue muito, principalmente para não ficar cansativo para os participantes, é válido separar e ter foco nos temas mais importantes para discutir.

Tenha em mente que, a cada pauta, os condôminos têm o direito de expressar opinião e discutir entre si. Isso também deve ser levado em consideração para diminuir ao máximo o tempo de reunião.

Escolha alguém para conduzir a assembleia

Toda reunião de condomínio deve ter um presidente da mesa para conduzir a discussão. É recomendável escolher alguém que todos respeitem e que consiga ser neutro em todas as pautas.

O presidente precisa saber se colocar diante de algumas situações que possam atrapalhar o evento. Moradores que interrompem a discussão para falar sobre assuntos fora da pauta ou que já foram aprovados anteriormente, por exemplo, devem ser alertados, de forma educada, que não é possível responder a tais questionamentos naquele momento, pois isso atrapalhará o foco do encontro.

Uma reunião de condomínio deve ser muito bem-preparada para evitar problemas ou brigas entre os moradores. Portanto, sempre que for realizar uma assembleia, não se esqueça de ficar de olho na lei e fazer um planejamento estratégico muito bem-estruturado. Vale ressaltar que uma boa comunicação interna é fundamental para o sucesso não apenas da reunião, como da gestão do condomínio.

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