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COMO CALCULAR E QUANDO UTILIZAR UM FUNDO DE RESERVA NO CONDOMÍNIO?

Fundo de Reserva no condomínio
9 minutos para ler

Existem épocas do ano em que fazer uma boa gestão financeira do condomínio é uma tarefa ainda mais desafiadora que o normal. O fechamento das contas passa do controle, imprevistos acontecem e falta dinheiro no caixa para resolver todos os problemas.

Nesses momentos, utilizar o fundo de reserva passa pela cabeça da maioria dos síndicos. No entanto, existem muitas dúvidas sobre quando seria o melhor momento para a cobertura legítima.

Neste artigo, vamos explicar melhor sobre como calcular os fundos e quais são os momentos mais adequados para o uso desses recursos. Acompanhe!

O que é um fundo de reserva?

O fundo de reserva é formado por uma arrecadação de verba realizada junto aos condôminos, separadamente do valor referente à cota condominial. O objetivo principal é criar um montante capaz de suportar as despesas imprevistas no orçamento do condomínio, evitando a necessidade de emissão das cotas extras.

Como calcular?

O percentual da taxa que deve ser destinada ao fundo deve constar no estatuto do condomínio. Na maioria dos casos, esse percentual varia de 5% a 10%, adicionado à taxa mensal.

Por exemplo, se o morador paga R$ 100 de taxa condominial e o fundo de reserva é de 5%, então, você adiciona esse número sobre os R$ 100, que passam a ser R$ 105.

Sendo assim, é o regulamento interno que mostra como o cálculo deverá ser feito de forma justa. Existem também outros meios de arrecadação, como fundo de obras. Além disso, rateios extras podem ser combinados em assembleias.

Vale lembrar que, já que se trata de uma arrecadação feita, na maioria dos casos, de médio a longo prazo, esse fundo reservado tende a ser um valor considerável. Por essa questão, o mais recomendado é que o montante seja mantido em alguma instituição financeira.

Quando utilizar o fundo de reserva?

Assim como o percentual calculado, os usos do fundo de reserva precisam ser listados no estatuto do condomínio. Se isso não for feito, será necessário levantar uma votação em assembleia para a ratificação da decisão em grupo.

É importante saber que esse dinheiro é acumulado para a intervenção em despesas extraordinárias do condomínio e não para os gastos rotineiros de manutenção. As convenções devem apontar os limites de tolerância ou permissividade de utilização do valor.

Alguns exemplos de gastos que costumam fazer uso dessa reserva financeira são rompimentos de tubulações que geram vazamentos, pagamento de verbas trabalhistas por determinação judicial, reparos de emergência em acidentes que comprometem a estrutura física do condomínio, entre outros imprevistos do tipo.

O fundo de reserva não deve ser criado com a intenção de suprir o caixa comum do condomínio. No entanto, é possível que o síndico utilize esse valor em casos de emergências para dar conta de despesas inadiáveis que ameacem a concessão de serviços básicos.

Nessa hipótese, o dinheiro utilizado deverá ser reposto o quanto antes. É fundamental que o síndico faça a melhor gestão possível das finanças, sabendo equilibrar os gastos e reconhecendo o melhor momento para recorrer às economias.

Quais erros precisam ser evitados?

Outro fator muito importante que precisa ser observado tem relação com os equívocos na gestão do fundo de reserva, que levam o síndico a ter problemas com as finanças do condomínio. Eles precisam ser evitados ao máximo, por isso, é necessário traçar estratégias eficientes para eliminá-los o quanto antes. A seguir, listamos os principais erros que normalmente acontecem em uma administração.

Utilizar o fundo para despesas que não sejam extraordinárias

A administração do condomínio deve reconhecer que o fundo de reserva não é destinado para suprir o caixa; mas, sim, para cobrir despesas em situações de emergência. Ou seja, esse dinheiro é de caráter preventivo. Este é um dos maiores erros ao utilizar o fundo de reserva: desconsiderar o propósito fundamental desses valores.

Portanto, não use esses recursos para honrar compromissos básicos do condomínio. Eles devem ser utilizados apenas em situações que não foram calculadas no planejamento financeiro.

O guia do planejamento financeiro para condomínios

Não realizar uma assembleia com os condôminos para apresentar onde será usado o dinheiro

Outro ponto negligenciado que, se evitado, diminui muito as reclamações e a confusão é a realização de assembleia com os condôminos para definir em quais situações o fundo de reserva deve ser utilizado. Dessa forma, é possível estabelecer limites para o uso do fundo, além de proporcionar ao síndico a segurança necessária para o uso total ou parcial desses recursos.

Negligenciar o controle do fundo de reserva

Assim como o fluxo de caixa, o fundo de reserva também precisa ter um controle eficiente. Saber exatamente para onde os recursos estão sendo direcionados é fundamental para assegurar que eles são utilizados da melhor maneira possível. Além do mais, também é viável identificar eventuais gargalos que prejudicam esse tipo de orçamento e, inclusive, podem prejudicar a imagem do gestor do condomínio.

Não investir o dinheiro em aplicações rentáveis

Os valores arrecadados para o fundo de reserva não são nada exorbitantes, mas, ao mesmo tempo, se não forem investidos em aplicações rentáveis, não serão suficientes para suprir as necessidades emergenciais do condomínio.

O ideal é optar por investimentos seguros e que ofereçam boa rentabilidade. Hoje, a poupança não é uma alternativa tão atrativa. Há uma variedade de outras aplicações, como o Tesouro Direto, por exemplo, que oferecem retornos bem mais interessantes e com baixíssimo risco — equivalente ao risco da poupança. 

Utilizar uma única conta para gerenciar os gastos usuais e o fundo de reserva

Também é importante utilizar contas separadas para gerenciar as despesas diárias do condomínio e o fundo de reserva. Por melhor que seja a memória do administrador, é muito fácil fazer confusões que prejudiquem a gestão condominial durante situações de emergência, em que é necessário tomar uma decisão rápida e precisa. 

O que fala a legislação sobre o fundo de reserva?

O fundo de reserva é obrigatório conforme determina a Lei do Condomínio (Lei nº 4.591/1964). Apesar de instituir a cobrança, a legislação dá à convenção do condomínio a responsabilidade de definir a quantia — o que é natural, já que cada comunidade tem suas próprias características (principalmente em relação à quantidade de moradores) e suas próprias necessidades.

Dessa forma, o Código Civil não regulamenta detalhes sobre esse fundo. A cobrança e o uso do dinheiro devem ser definidos de acordo com as regras internas do condomínio. Assim, a convenção do condomínio estabelece:

  • o valor da contribuição de acordo com o percentual da cota;
  • o período de cobrança do fundo de reserva (pode ser indeterminado ou ter um prazo específico);
  • o uso do dinheiro para cobrir despesas ordinárias ou extraordinárias, ou ambas;
  • a forma de cálculo para rateio do valor.

Qualquer alteração no assunto deve ser discutida em reunião de condomínio. Se a convenção não der informações sobre o tema, é preciso que tenha aprovação em assembleia. Em qualquer uma dessas situações, o quórum para aprovação corresponde a dois terços dos moradores.

Quanto deve ser o valor do fundo de reserva?

De acordo com a Lei do Condomínio, os valores devem ser definidos pela convenção. É preciso fazer uma análise das necessidades locais para determinar um valor justo e satisfatório. Geralmente, fica em torno de 5% a 10% da cota condominial.

Para esclarecimentos, vamos considerar um exemplo. Certo condomínio tem uma taxa condominial de R$ 700. Então, o valor do fundo de reserva gira em torno de R$ 35 a R$ 70.

Assim acontece na maioria das vezes, mas nada impede que exista um percentual diferente ou uma forma de cálculo diversa para definir o valor dessa contribuição. Mas tudo precisa ficar estipulado nas leis internas do condomínio.

O condomínio pode desenvolver medidas que motivem o aumento das arrecadações, conforme as regras do lugar. Por exemplo, o administrador pode determinar que os valores referentes às multas também integrem o fundo de reserva.

Outra forma de definir é considerando que o montante seja de, no mínimo, três vezes o valor da receita total do condomínio. Suponhamos que o condomínio arrecade R$ 50 mil por mês — nesse cenário, o valor total do fundo deverá ser de R$ 150 mil, pelo menos. 

Quem é responsável pelo pagamento — inquilino ou proprietário?

Uma dúvida que costuma existir está relacionada a quem deve assumir o pagamento do fundo no caso de a unidade ser alugada. O inquilino deve pagar ou o proprietário?

Conforme a Lei nº 8.245/1991, ou Lei do Inquilinato, a obrigação é do proprietário. O inquilino só assumirá esse custo quando for preciso repor parte dele ou mesmo o montante completo.

Desse modo, se o condomínio precisar fazer uso de algum valor para alguma obra emergencial, será o inquilino quem entrará no rateio dos gastos. Será assim apenas se o uso do fundo de reserva tiver acontecido enquanto a unidade estiver locada. Porém, quem deve pagar todo mês o percentual equivalente ao fundo é o proprietário do imóvel.

Os valores são devolvidos aos condôminos?

Em alguns sistemas, como o consórcio, os fundos de reserva são devolvidos se não forem usados durante o período em que o negócio estiver funcionando. Mas, no caso de condomínios, a situação é diferente. Os valores não são devolvidos.

Quando faz a sua contribuição, o condômino dá autorização para que o montante se torne propriedade do condomínio.

Percebeu como o fundo de reserva é importante? É fundamental gerenciar adequadamente esse montante. Alguns especialistas orientam suspender a cobrança do fundo quando ele alcançar duas arrecadações completas do condomínio.

Nessa época de pandemia, por fim, o fundo de reserva certamente é um aliado importante para cobrir lacunas no fluxo de caixa devido à inadimplência (um dos possíveis resultados da estagnação econômica) e para sanar diferentes situações emergenciais decorrentes da Covid-19. 

Está interessado em mais detalhes sobre administração financeira? Nessa época de pandemia, esse é um assunto vital. Aproveite e confira como o gerenciamento financeiro é importante para o condomínio!

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