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COMO CONTROLAR O FLUXO DE PESSOAS NA PORTARIA DE CONDOMÍNIOS?

8 minutos para ler

O fluxo de pessoas diário em uma portaria de condomínio costuma ser constante. Encomendas que precisam ser entregues, moradores pedindo auxílio para entregadores de compras e eventos realizados na área de festas são situações corriqueiras e que precisam ser analisadas com muita cautela (atualmente já não permitidos por conta da necessidade de isolamento social causada pela pandemia do coronavírus).

Com esse fluxo intenso de moradores, trabalhadores e funcionários de diversas empresas, o trabalho da portaria torna-se essencial para que a segurança de todos seja mantida.

Muitas vezes, só a figura do agente de portaria não é o suficiente para controlar condomínios e manter a proteção de todos. Outras medidas podem ser necessárias, sendo que um vigilante pode ser contratado para auxiliar nas tarefas ou, até mesmo, uma recepção equipada pode ser acionada para monitorar quem entra e quem sai do local.

Deseja saber mais sobre como controlar o fluxo de pessoas na portaria de um condomínio? Continue a sua leitura!

Entenda qual é o papel do agente de portaria e do vigilante

Agentes de portaria e vigilantes têm funções distintas, mas que podem se completar. O primeiro cuida da rotina, como as entregas de correspondência ou delivery, da comunicação com os moradores pelo interfone e do fluxo de pessoas, incluindo o controle de visitantes.

Já o segundo pode oferecer um excelente auxílio ao agente de portaria, mantendo-se atento às regras do condomínio. Mas, acima de tudo, sendo o responsável pela segurança efetiva, de maneira a proteger o patrimônio sem colocar em risco a vida dos condôminos. Um vigilante é o único que pode levar consigo uma arma, pois a sua atividade é fiscalizada pela Polícia Federal.

Esses funcionários podem ser altamente capacitados para oferecer uma melhor qualidade de serviço, evitando o cometimento de erros que coloquem em risco a segurança do condomínio. Sendo assim, se for possível, conte com a ajuda dos dois profissionais que farão trabalhos diferentes.

Adote comportamentos de precaução que respeitem as regras

Ainda que seja realizado o monitoramento, se não houver condutas disciplinadas pelos condôminos, ou se as regras do condomínio forem desrespeitadas, o controle de acesso pode ser prejudicado. Por esse motivo, é preciso formar uma equipe bem combinada entre donos do imóvel, agentes de portaria e vigilantes.

A entrada dos entregadores e dos prestadores de serviço deve ser verificada com atenção e só deve ser permitida depois da devida autorização. Todas essas pessoas que desejam ter acesso a qualquer área do condomínio devem indicar exatamente para onde estão indo e o que vieram fazer no local.

O agente de portaria não deve dar informações adicionais e nem fazer perguntas amigáveis que levem à indicação de lugares específicos. Por outro lado, não pode liberar o acesso somente porque já conhece uma pessoa, visto que essa atitude pode deixar o patrimônio vulnerável.

Neste momento de cuidados extras com a higiene, por conta da pandemia causada pela Covid-19, é importante capacitar e orientar toda a equipe de portaria em relação às melhores práticas de prevenção e evitar o contato direto com pessoas, além de redobrar os cuidados com entregas e materiais.

Limitar o acesso de entregadores ao portão, exigindo acompanhamento dos moradores junto ao indivíduo, pode ser um bom recurso. Mas é necessário seguir o regimento interno e discutir tais decisões entre síndicos e moradores. Outra solução ideal é o cadastro prévio dos entregadores ou prestadores, por meio de alguns dados pessoais e de fotos, o que também deverá ser acertado e acolhido em assembleia.

Faça o controle das vagas de garagem

Alguns condomínios têm duas vagas de garagem para cada morador, ou, então, a garagem oferecida é ampla e pode ser usada para mais de um veículo. O ideal é que a portaria do local seja informada a respeito do acesso de mais pessoas à garagem quando isso for acontecer. Dessa maneira, será possível fazer um cadastro do visitante, com alguns dados, como:

  • nome completo;
  • números dos documentos pessoais;
  • número do telefone celular ou fixo;
  • placa do veículo.

Com todos esses dados, é muito simples estabelecer um controle maior na portaria. Caso aconteça algum dano na garagem (no caso de condomínios verticais), é mais fácil entrar em contato com as pessoas que utilizaram a área no mesmo período.

Estabeleça normas de acesso às áreas comuns

Os moradores do condomínio têm direito de receber visitas e de utilizar áreas comuns, como o salão de festas. Para realizarem eventos nesses locais, os condôminos deverão agendar antecipadamente o espaço, para que não haja problemas pelo fato de dois moradores desejarem usar o local na mesma data e na mesma hora. Já em outros locais, a utilização deve ser discutida e as regras deverão ser estabelecidas em reuniões e assembleias do condomínio. São eles:

  • piscina;
  • parquinho;
  • biblioteca;
  • sala de jogos.

Neste momento de quarentena, no entanto, vale estabelecer regras claras de utilização e pautá-las em assembleia para que seja preservada a saúde e bem-estar de todos.

Estimule a conscientização dos moradores

Um dos fatores primordiais para o sucesso do controle da entrada e da saída de pessoas no condomínio é a conscientização dos próprios moradores. Todas as regras que estiverem vigentes em cada período devem estar no regimento interno e esse deverá ser disponibilizado para todos os interessados. Com o passar do tempo, caso alguma regra seja modificada, a nova decisão deve ser comunicada a todos.

Utilize medidas de segurança na portaria

Para realizar um controle maior de quem entra e de quem sai da portaria, é necessário que sejam tomadas algumas medidas de segurança, como:

  • ter uma guarita;
  • usar um interfone;
  • garantir equipamentos eficazes no controle de acesso;
  • instalar diversas câmeras de segurança;
  • contar com uma solução tecnológica efetiva no controle de acesso.

Dessa maneira, as pessoas vão ter que se identificar antes mesmo de entrarem no condomínio.

Invista em uma solução de controle de acesso confiável

A solução ajudará efetivamente na operação da portaria, no que diz respeito ao controle de acesso dos diferentes públicos que entram no condomínio: moradores, visitantes e prestadores de serviço.

Atualmente, as inovações desse tipo de solução oferecem uma infinidade de alternativas que melhor atendem à dinâmica do condomínio, adaptando, portanto, o controle de acesso a partir da tecnologia de RFID (proximidade), biometria, tag veicular, senhas, entre outras soluções.

Consulte uma empresa responsável por este tipo de solução tecnológica para saber a forma mais adequada para a sua portaria de condomínio. Contar com a tecnologia para fazer a gestão do fluxo de pessoas também é uma excelente alternativa, pois essas inovações ajudam muito na comunicação e até mesmo nos registros das pessoas que têm acesso ao local.

Uma solução integrada de controle de acesso pode fazer toda a diferença na hora de controlar o acesso ao condomínio, pois, com apenas alguns cliques, permite ver, em tempo real, quais são as pessoas que passaram pela portaria em um determinado dia.

Estude algumas dicas gerais de segurança

Além de ter uma estrutura para potencializar a segurança da portaria do condomínio, é viável adotar procedimentos gerais para que a segurança fique ainda mais consolidada. Áreas comuns devem ser bem iluminadas. Os funcionários devem ter mais atenção nos momentos de coleta de lixo e de serviços, como entrega de água, TV a cabo, dentre outros.

Como vimos, controlar condomínios é uma tarefa que exige muita atenção por parte de todos os envolvidos. Os conhecimentos sobre segurança são extraordinários e, se usados corretamente, todos os que transitam em uma portaria de condomínio podem viver melhor, com mais proteção e menos ansiedade e medo.

Caso necessite de uma solução especializada e que lhe ofereça todo o suporte necessário, a INFOX oferece parceria à administração e aos síndicos de condomínios, oferecendo uma solução completa de controle de acesso.

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