DESCUBRA AGORA 10 DICAS PARA SÍNDICO INICIANTE!

Descubra agora 10 dicas essenciais para síndico iniciante
7 minutos para ler

Atualizado em: 16/03/2020


Quem acabou de ser encarregado com as tarefas de um síndico precisa estar 100% consciente quanto às novas atribuições. A quantidade de responsabilidades que envolvem o quadro precisa ser conhecida e organizada, em especial, para aqueles que embarcam em uma primeira viagem nessa função.

Para ajudar nisso, neste artigo, reunimos 10 dicas para síndico iniciante. Se você tem dúvidas sobre como administrar o seu condomínio da melhor forma, chegou a hora anotar bons conselhos e colocá-los em prática. Vamos começar?

1. Fique inteirado quanto à situação geral do condomínio

Muito mais do que os moradores, o síndico precisa estar totalmente a par da situação geral do condomínio, detendo todas as informações importantes para a tomada de decisões.

Caso não esteja inteirado quanto ao histórico do local, moradores e administração, além da situação financeira, incluindo o fundo de reserva, o novo síndico dificilmente saberá o que deve ser feito, corrigido ou continuado.

O profissional iniciante também deve averiguar a situação dos seguros do condomínio, já que a contratação é obrigatória por lei. Caso aconteça algum acidente ou dano à propriedade dentro do patrimônio e o seguro não estiver renovado, o gestor pode até que responder judicialmente.

2. Conheça a legislação

Estar atento às leis que regem a administração condominial é de extrema importância para o profissional que está à frente do condomínio. Afinal, as responsabilidades do cargo estão pautadas em legislações, assim como os direitos e deveres dos moradores.

Procure conhecer as leis federais, estaduais e municipais, assim como o regimento interno do condomínio onde, agora, você está exercendo esta atividade. Além disso, saiba qual é a sua responsabilidade civil e criminal como síndico, tendo certeza de até onde você pode chegar na hora de fazer escolhas.

3. Conheça os documentos do condomínio

Como citamos no tópico anterior, conhecer os documentos é fundamental. Na verdade, essa é uma das mais importantes dicas para um síndico iniciante. Isso porque ninguém deve ser melhor do que ele para conhecer a vida administrativa e financeira do condomínio.

Por isso, aí vai uma lista com os registros mais importantes que precisam ser lidos:

  • certidões negativas de débito (INSS, FGTS e tributos);
  • auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB);
  • contratos de prestação de serviços e sua regularidade com os empregados;
  • seguros do condomínio (em dia);
  • atas de assembleias realizadas;
  • contratos de manutenção e orçamentos;
  • ações judiciais em curso (inclusive trabalhistas);
  • documentos e relatórios financeiros em geral.

4. Converse com os funcionários

O bom relacionamento com os outros funcionários do condomínio também é essencial para uma gestão satisfatória. Portanto, se você quer que esse seu momento seja lembrado como uma administração eficiente, abra um canal de comunicação com eles.

Ninguém melhor para conhecer sobre o cotidiano do local do que os profissionais que nele trabalham. O modo mais fácil de conquistar a confiança desse público é sendo transparente e interessado.

5. Saiba ouvir todas as partes

Um síndico precisa estar ciente de que existirão problemas no condomínio. Para isso, é preciso saber ouvir todos os lados, colhendo diferentes versões dos fatos e examinando o problema da melhor maneira possível.

Não aplique advertências antes de investigar o que as pessoas têm a dizer. Seja sensível e observador, respeitando o momento das pessoas e agindo sempre de acordo com a metodologia administrativa prevista no regulamento interno.

6. Demonstre interesse

Além de dar ouvidos a todos, também é importante demonstrar que você está interessado em ajudar. Lembre-se que grande parte dos problemas dos moradores vão voltar para você, seja em reclamações ou como próprio morador, caso você seja um condômino.

Por exemplo, se uma residência faz muito barulho de madrugada, esse é o momento de se posicionar e tomar medidas justas para mudar a situação.

7. Seja profissional

Por mais que seja um cargo superior, um bom síndico iniciante deve ter a postura profissional diante os outros condôminos. Além de manter o respeito mútuo, o profissional não pode, em hipótese alguma, se vingar de vizinhos ou gestores anteriores, por exemplo.

Também é preciso tomar cuidado para não levar os problemas dos moradores para o lado pessoal. É comum ver condôminos se exaltando logo após receber uma multa do condomínio ou discutindo com algum outro morador. Nesse momento, é fundamental manter a calma e tentar resolver a situação da melhor maneira possível.

8. Acompanhe as finanças e a manutenção

Uma das principais funções do síndico é ficar atento às finanças e à manutenção do condomínio. Geralmente, o zelador é o primeiro a identificar os problemas que precisam ser corrigidos ao longo do ano, em relação à manutenção. Portanto, é importante prestar atenção nos detalhes que ele reporta, principalmente para os casos mais emergenciais.

Vale ressaltar que, embora a manutenção preventiva pareça cara à primeira vista, é ela que vai evitar danos maiores no futuro, então também vale o investimento.

Quanto à questão das finanças, é preciso fazer um relatório comparativo com as receitas e despesas, dentro do relatório do condomínio, para verificar a situação do financeiro em relação aos meses anteriores. Com isso, você vai descobrir se está apostando nas estratégias certas ou está apenas perdendo dinheiro.

9. Tenha um bom relacionamento com os funcionários

Como líder, é dever do síndico trabalhar para ter um bom relacionamento e uma boa comunicação com a equipe. Os funcionários são aqueles que os condôminos recorrem quando o gestor está ausente. Sendo assim, é preciso uma relação amigável para não gerar problemas à administração do patrimônio.

Comece a observar aqueles que realmente contribuem com a harmonia no condomínio e ressalte as suas qualidades, como forma de incentivo, ou até mesmo ofereça alguma bonificação. Além dos colaboradores aumentarem a produtividade, eles também passarão a enxergá-lo como parceiro de trabalho.

10. Esteja bem acompanhado

O síndico não trabalha sozinho. Além dos colaboradores, há outras pessoas responsáveis pela gestão e organização do condomínio. É por isso que o profissional deve escolher as pessoas certas para o serviço, que realmente acrescentarão coisas positivas.

Contratar uma boa administradora é o primeiro passo. É ela que vai aconselhar o síndico e oferecer experiência de mercado.

Outra equipe fundamental é o conselho fiscal, que mantém reuniões constantes com o gestor para discutir opiniões, além de ajudar na tomada de decisão. Vale destacar que ter o conselho como braço direito aumenta a credibilidade do síndico nas reuniões do condomínio.

Uma questão importante é também contar com bons fornecedores e prestadores de serviço, tendo em conta que a eficácia de sua gestão depende diretamente destas parcerias. No quesito segurança, contar com uma boa solução no controle de acesso, por exemplo, é essencial para garantir o sucesso operacional da portaria e minimizar riscos.

Por fim, esperamos que você tenha notado que é preciso esforço para manter uma boa gestão. Você deve, inclusive, estar sempre aberto às novidades desse mercado específico. Afinal, o avanço tecnológico tem proporcionado oportunidades incríveis para síndicos que desejam se destacar em sua administração.

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