Gestão de Estoques: por que a má administração pode falir sua empresa?

A administração de empresas exige do empresário ou gestor atenção a diversas áreas para que tenha uma rotina eficiente de trabalho. O estoque é um dos setores mais relevantes para os comércios, pois é a partir dele que se estabelece um mecanismo de controle dos produtos que estão disponíveis para a venda ou não. A má administração desse setor pode causar danos irreparáveis ao seu empreendimento.

Por outro lado, a correta gestão de estoques evita que a organização tenha prejuízos em suas estratégias de vendas e isso é fundamental para quem não deseja cair nas armadilhas da má administração de empresas. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você conheça os erros mais comuns na gestão de estoque e como evitá-los. Acompanhe a leitura para conferir!

Qual a importância da gestão de estoques?

De forma geral, o estoque armazena parte dos ativos da organização. A boa gestão de estoques traz uma série de benefícios que tornam a sua loja mais competitiva, com um mecanismo de vendas sólido, desde que esteja preparada para atender e suprir as necessidades de seus clientes. Além disso, a gestão eficiente tem um impacto bastante positivo na rotina corporativa:

• facilita o processo logístico;
• contribui para o planejamento de compras e vendas;
• aumenta o capital de giro.

Já a má gestão de estoque causa prejuízo à empresa, tendo em vista que o armazenamento de produtos tem um custo e, quanto mais tempo eles ficarem parados, maior vai ser o gasto para a sua manutenção. Além do mais, as mercadorias estacionadas são sinônimo de dinheiro parado. Ou seja, o investimento feito na compra desses materiais não está retornando para a empresa — e isso tem impacto nas finanças corporativas.

Quais são os principais erros de um estoque mal gerenciado?

Como você pôde observar, a gestão de estoques influencia os resultados da sua empresa. Por isso, é importante prestar atenção nessa área para não cometer erros fatais e que comprometam a estrutura do seu empreendimento. Acredite: o controle de estoque é considerado um pilar de sustentação para resultados positivos. Veja, a seguir, quais são os maiores erros cometidos nesse setor!

Falta de informações

Os profissionais responsáveis pela gestão do estoque precisam ter um conhecimento amplo sobre os processos de compra, venda e logística. Falhas de informações nesses processos causam, consequentemente, erros no processo de estocagem. Para evitar esses problemas, é necessário registrar tudo o que entra e sai do estoque, além de ter bem definida qual é a quantidade de cada produto que deve ser mantida nele.

Ausência de investimento em tecnologia

A falta de investimentos em tecnologia é um sinal evidente de má administração de empresas, principalmente se levarmos em consideração a forte presença de soluções automatizadas, como as soluções tecnológicas voltadas para a gestão varejista que estão presentes em praticamente todas as organizações atuais. Entre as suas funções, há a possibilidade de:

• controlar e acompanhar a rotina de vendas;
• emitir notas fiscais;
• planejar compras;
• fazer a gestão de estoque;
• gerar e compartilhar informações com facilidade.

Não usar a tecnologia para administrar o controle de entradas e saídas de itens do inventário é permitir que a empresa se torne obsoleta e seja ultrapassada pelas concorrentes de seu segmento de atuação. Todos os erros ligados à má administração do estoque podem ser solucionados com o uso de uma solução integrada de gestão.

Falta de integração entre setores

Os setores de compras e de vendas devem manter uma relação muito próxima com os responsáveis pelo estoque. Cada venda deve ser informada e registrada, pois é necessário dar baixa nos registros do estoque. E se a quantidade de produtos abaixa, é necessário repor, o que precisa ser informado ao setor de compras. Assim, compras, vendas e estoque são três setores que devem estar totalmente integrados e mantendo uma boa relação de comunicação entre si.

Realização da venda sem se certificar da disponibilidade do produto

Um dos erros mais cometidos quando uma empresa gerencia mal o seu estoque é a falta de comunicação entre os departamentos, o que pode gerar grandes inconvenientes com os clientes e, como resultado, a imagem do negócio é prejudicada. É fundamental evitar falhas, como vender um produto e, somente na hora de retirá-lo, descobrir que, apesar de constar no banco de dados, não há mais unidades da mercadoria no estoque.

Esse é mais um motivo para utilizar uma boa solução de gerenciamento de estoques para integrar as informações em um único ambiente e melhorar a interação entre os setores. Você vai conseguir evitar o cometimento de erros e o constrangimento decorrente da má gestão do seu estoque. Aproveite as alternativas que estão disponíveis no mercado para modernizar todas as áreas da sua empresa.

Falta de planejamento

Um estoque pode apresentar dois problemas sérios: falta e excesso de produtos. Se não tiver alguma mercadoria na gôndola, é grande a chance de algum negócio não ser feito e de algum cliente ficar insatisfeito, o que vai direcionar essa pessoa para o seu concorrente. Já o excesso de produtos representa dinheiro parado e alto custo de armazenamento. É necessário elaborar um planejamento de longo prazo e, para isso, é muito importante entender a sazonalidade das suas vendas.

Atraso no prazo de entregas

Sem dúvidas, o atraso nas entregas aos clientes é um dos motivos que mais afetam a credibilidade de uma empresa no mercado, gerando insatisfação, desconfiança e inclinação a consumir dos concorrentes. A partir do momento em que o prazo de entrega é informado ao consumidor, é como se a empresa firmasse um contrato com ele. Ele vai aguardar a entrega e, se o produto não for disponibilizado na data marcada, provavelmente não vai voltar a comprar no local.

A quebra desse compromisso costuma gerar o cancelamento da compra, já que o cliente pode sustentar o procedimento no Código de Defesa do Consumidor (CDC). Esse é o tipo de situação em que, quanto menos organização houver nos processos internos da empresa, maiores são as consequências, pois a demora em uma resposta para estornar o valor pago pelo consumidor pode acarretar em processo juntamente ao PROCON, podendo colocar o negócio em risco de falência.

Compra de produtos de baixa saída

Produtos parados no estoque podem gerar uma série de problemas para a empresa: aumento no custo de armazenamento, possibilidade de perda da validade e impacto negativo no capital de giro. Na hora de planejar o estoque, é importante conhecer bem a sua rotina de vendas e qual a saída de seus produtos e estipular um esquema preciso de compras de acordo com esses fatores.

Falta de projeção de demandas

Quais parâmetros sua empresa tem utilizado para fazer as compras de reposição do estoque? A experiência tem grande importância, mas não é suficiente para que uma projeção precisa seja feita. É fundamental tomar decisões com base em dados reais e objetivos. Para que as informações sejam recolhidas da maneira correta, é importante contar com:

• solução de gestão de estoque;
• administração eficiente dos fluxos de caixa;
• análise do inventário em períodos anteriores.

Além disso, é muito importante acompanhar as métricas utilizadas por outras empresas da sua área de atuação, pois, desse modo, você terá dados internos e externos disponíveis para dar suporte à tomada de decisões. Lembre-se: a má administração de empresas, principalmente quando estiver relacionada a aspectos do estoque de produtos, pode ter consequências sérias e até levar a organização à falência.

Quais são as dicas essenciais para evitar a má administração do estoque?

Uma excelente gestão de estoque é aquela que garante ter os produtos disponíveis para a venda e também evita gastos desnecessários. Para ter um gerenciamento eficaz, procure considerar a demanda de mercado, o valor agregado, os custos e a sazonalidade. Não compre mais do que necessita para que as mercadorias não fiquem encalhadas e esteja sempre à frente dos procedimentos.

Crie padrões e regras para organizar o estoque

Escolha ótimas parcerias no fornecimento de produtos por meio de indicações, pois elas podem ser responsáveis pela sua manutenção no mercado e por manter o estoque abastecido. Organize modelos de reposição contínua e periódicas e não tenha receio de perder o dinheiro investido em mercadorias que ficam paradas nas prateleiras, faça promoções e venda os produtos que estão encalhados.

A criação de regras e padrões claros a respeito desses procedimentos vai evitar que a desorganização atrapalhe as suas vendas.

Defina processos e responsabilidades

Conte com os seus colaboradores e tenha um estoquista da sua confiança. Escolha alguém responsável e com conhecimento técnico para negociar com os fornecedores, pois eles são os seus parceiros e vão influenciar os resultados da sua empresa, motivo pelo qual é interessante ter bons relacionamentos. Você precisa definir tanto os processos quanto as responsabilidades de cada um dos seus colaboradores.

Caso uma parceria seja realmente fechada, pode ocorrer a negociação de mudanças, com alterações nas condições de pagamento e no prazo de entregas programadas. Essa relação vai beneficiar ambas as partes. Se o fornecedor entrega os produtos de boa qualidade e na data certa, vai ser recompensado com o fechamento de novos contratos, enquanto você vai conseguir controlar melhor o seu estoque. 

Desenhe o fluxo de entrada e saída

Faça o desenho do fluxo de entrada e saída das mercadorias, aproveitando as inovações tecnológicas que estão à sua disposição para manter as operações e o controle constante. Destaca-se a necessidade de contabilizar o seu inventário registrando a quantidade de cada produto estocado para não obstruir os espaços.

Controle com rigidez

Controle esse setor com rigidez, confirmando sempre as datas e os períodos para compras e analisando os resultados de cada mês para verificar a necessidade de alterações nas rotinas. Os seus registros devem ser atualizados em tempo real, pois é importante tomar cuidado para não vender um produto indisponível.

Estipule datas e períodos para compras

Mantenha tudo organizado e crie o hábito de ter a reposição de pedidos agendada para que seja realizada em dias predeterminados. As datas e os períodos de compras precisam ser definidos após a avaliação do volume mínimo e máximo para cada produto e de todos os outros fatores envolvidos.

Portanto, é crucial obter mais controle sobre os processos cotidianos e, é claro, implementar uma solução tecnológica para automatizar as atividades, melhorar a produtividade da equipe e integrar as informações para facilitar a comunicação entre os departamentos. Enfim, essas foram as nossas dicas para evitar a má administração do seu estoque, então, aplique-as e observe os resultados!

Esperamos que este artigo tenha trazido informações relevantes para o sucesso do seu negócio! Aproveite também para conferir nossos e-books gratuitos! Caso queira falar mais a respeito do seu negócio, fale com nosso consultor!