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LGPD aplicada à gestão do condomínio: saiba como colocar em prática

13 minutos para ler

Os dados das pessoas são coletados, analisados e armazenados diariamente nos mais variados segmentos da sociedade. As informações pessoais são valiosas para organizar campanhas de publicidade e outras questões políticas, comerciais e militares. Ocorre que o uso inadequado gera danos aos cidadãos devido às fraudes e à sua utilização por pessoas mal-intencionadas, inclusive, interferindo na segurança em condomínio.

Neste artigo, vamos explicar o que é LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e como surgiu, além de apresentar os principais impactos que ela pode gerar em relação aos condomínios. Além disso, vamos mostrar por que os condôminos precisam se adaptar a essa legislação, fornecendo dicas para aplicá-la à gestão e para usar os dados coletados, entre outros.

Gostaria de saber mais sobre a LGPD e seus requisitos? Continue a leitura e fique por dentro!

O que é a LGPD e como ela surgiu?

A Lei nº 13.709/2018, que ficou conhecida como LGPD, foi criada com o objetivo de proteger os dados dos consumidores brasileiros e regulamentar o uso dessas informações para oferecer mais segurança à população.

A regulamentação surgiu pela necessidade de preservar as garantias constitucionais relacionadas à privacidade e à intimidade das pessoas.

Essa lei foi inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), que foi estabelecida na Europa. Após a entrada em vigor da LGPD, as informações privadas somente poderão ser acessadas com autorização dos proprietários. O consentimento precisa ser registrado em documento e devidamente assinado pelo titular dos dados.

Na lei, estão registradas as práticas aceitáveis para usar corretamente os dados de terceiros, tais como o nome, o endereço residencial e para correspondência eletrônica, a data de nascimento e o número dos documentos. Existem 4 tipos de agentes designados pela lei e cada um deles consta no seu artigo 5º.

O titular é o proprietário dos dados pessoais que serão tratados. Já o controlador é a pessoa jurídica ou física que toma as decisões a respeito das informações coletadas. O operador faz o tratamento dos dados privados para o controlador e, por fim, o encarregado que age por indicação deste como um canal de comunicação entre os demais agentes. Segundo a norma, os agentes de tratamento são o operador e o controlador.

Quais os impactos?

A LGPD vai impactar empresas de todos os ramos do mercado, tendo em vista que ela trata da segurança de dados armazenados em servidores na forma virtual e em documentos físicos. As penalidades podem chegar a alcançar até R$ 50 milhões, dependendo do caso. Por isso, foi concedido um prazo para que as instituições públicas e privadas se ajustem às novas regras.

Para realizar a fiscalização das atividades que envolvem o uso das informações, foi determinada a criação de um órgão específico, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que funcionará ligado ao Ministério da Justiça e da Segurança Pública. A lei afeta os condomínios devido aos processos de rotina que são realizados para a gestão de pessoas nesses ambientes.

Sendo assim, as administradoras de condomínio foram afetadas pela LGPD porque lidam com dados sensíveis das pessoas ao realizarem serviços nessa área — por exemplo, a gestão da folha de pagamentos. Os condôminos que desejam ter a garantia de que os processos serão realizados de acordo com a lei e com as práticas de manejo adequado podem contratar as administradoras.

É aconselhável investir em sistemas de segurança das informações, como padrões digitais seguros, antivírus e um ERP (Enterprise Resource Planning) confiável. Também vale optar pela contratação de terceirizadas que já fizeram a adequação e que ofereçam transparência, além de um sistema de segurança eficaz.

Invista e insista para que os seus colaboradores adotem as melhores práticas de segurança e tenham cuidado com informações sigilosas armazenadas de forma física. Procure digitalizar o documento e armazená-lo em um ambiente protegido, com login e senha, além de todas as boas medidas de segurança de dados que uma solução de controle de acesso deve ter.

Condomínios devem se adaptar?

Sim, é necessário que os condomínios se adaptem à LGPD, que terá aplicação ampla sobre todas as atividades que envolvam a coleta e o uso de dados. Para se adaptar à lei, é preciso ficar atento a diversos fatores:

  • consentimento para captação de dados;
  • gestão de colaboradores e parceiros;
  • segurança do condomínio e dos sistemas informatizados;
  • políticas de privacidade e acesso aos dados sensíveis;
  • vazamentos e corresponsabilidade.

Desse modo, os condomínios que pretendem se adequar precisam elaborar um planejamento para a proteção da privacidade dos usuários do local. A criação de uma política clara para evidenciar o objetivo das operações de coleta de dados e a necessidade de armazenamento pode ajudar bastante.

Como aplicar a LGPD na gestão do condomínio?

As mudanças chegaram juntamente às novas tecnologias e levaram à criação da LGPD, que interfere no mercado condominial. Adaptações e modificações devem ser feitas em fatores relacionados ao tratamento dos dados em condomínios. As pessoas que frequentam esses locais têm direitos estabelecidos na Constituição Federal de 1988:

  • privacidade;
  • autodeterminação informativa;
  • liberdade de informação, expressão, opinião e comunicação;
  • inviolabilidade da imagem, da intimidade e da honra.

A LGPD disciplina as operações executadas com informações pessoais envolvendo a coleta, a transferência, a avaliação, o controle, a eliminação, a extração ou a difusão, a reprodução, a distribuição, a utilização, a comunicação, o processamento, a recepção, a produção, a classificação, o acesso, a modificação, a transmissão, o arquivamento e o armazenamento de dados. A lei permite o tratamento de dados pessoais em casos específicos:

  • com o consentimento do titular;
  • para que o controlador cumpra obrigação legal;
  • na execução de políticas públicas pela administração pública;
  • para estudos realizados por órgãos de pesquisa, desde que garantam que os dados pessoais não serão divulgados;
  • na execução de contratos ou procedimentos preliminares a pedido do titular dos dados.

Além disso, os dados podem ser utilizados para o ajuizamento de processos judiciais, administrativos ou arbitrais e para a proteção da vida de titulares ou terceiros. Outra hipótese legal é para proteger a saúde em procedimentos executados por profissionais de medicina, para atender aos interesses legítimos de terceiros ou dos controladores ou ainda para a proteção de crédito.

Quais as consequências de não adequar os processos?

Ainda existem discussões sobre as consequências de não se adequar aos processos dispostos na LGPD. A lei não cita diretamente os condomínios em seu texto e não trata da aplicação do uso de dados que são tratados especificamente nesses ambientes, porém, ao entrarem no condomínio como visitantes, prestadores de serviço ou por motivo particular, as pessoas entregam os seus dados.

As penalidades serão aplicadas com a consideração de diversos critérios, parâmetros e fatores que devem ser analisados em conjunto. As autoridades vão analisar a gravidade das infrações, o grau do dano ou a lesão causada aos titulares dos dados, a boa-fé e a cooperação, bem como a vantagem obtida e a condição econômica do infrator e a reincidência.

A adoção de medidas corretivas e de política de boas práticas, além de procedimentos internos e mecanismos para minimizar os danos com a finalidade de propiciar a segurança dos dados, também influencia a determinação da sanção, que deverá ser proporcional à falta cometida. Sanções civis e penais podem ser adotadas. Observe algumas penalidades descritas na lei!

Advertência

Sendo assim, a lei determina, a partir do artigo 52, as sanções que serão impostas àqueles que não cumprirem as suas determinações. A primeira penalidade aplicada será uma advertência com o estabelecimento de um prazo para que as medidas corretivas sejam adotadas pela empresa ou pelo condomínio infrator.

Multa simples e multa diária

Depois, a legislação prevê a aplicação de uma multa simples, que consistirá no percentual de 2% sobre o faturamento da pessoa jurídica no seu último exercício. No inciso III, está prevista a multa diária, que poderá ser determinada judicialmente. A infração será publicizada após a confirmação de sua ocorrência e os dados pessoais serão bloqueados até a regularização da situação.

Suspensão das atividades

Por outro lado, as empresas infratoras terão que suspender o tratamento dos dados privados por até 6 meses, que poderão ser prorrogados, e ainda poderão ter a proibição total ou parcial de coletar e tratar informações pessoais, dependendo da gravidade do caso. Um procedimento administrativo será iniciado para que os infratores apresentem a sua defesa.

Sanções pecuniárias alternativas

O artigo 53 prevê a possibilidade de edição de regulamento próprio para a imposição de sanções administrativas, desde que seja realizada uma consulta pública sobre a adoção de metodologias para os cálculos das multas. Esse regulamento terá que ser publicado e informar as condições e as circunstâncias para a aplicação das sanções pecuniárias.

Por fim, a empresa infratora será intimada da penalidade de multa com a descrição da obrigação, do prazo para pagamento e do valor da multa diária a ser aplicada após o vencimento. Os dados pessoais referentes à infração deverão ser eliminados e não mais poderão ser utilizados pelo infrator.

Quais soluções adotar?

Vários indivíduos só conseguem entrar nesses lugares após apresentar a sua carteira de identidade, fornecer o seu endereço e o número de telefone e tirar uma fotografia para atender aos requisitos do controle de acesso. Portanto, os condomínios que repassarem os dados das pessoas que visitam esses lugares poderão ser responsabilizados judicialmente.

Normalmente, as pessoas entregam as suas informações pessoais para ingressar nas estruturas físicas dos condomínios sem fazer qualquer objeção. Mas elas não sabem por quanto tempo esses dados ficarão armazenados nos sistemas e nem quais mecanismos são usados para proteger as informações privadas. É importante que o condomínio tenha a garantia de que elas não serão compartilhadas ou acessadas por pessoas mal-intencionadas.

Atender aos princípios constitucionais

Os condomínios também utilizam plataformas e soluções para a identificação biométrica dos condôminos que fazem uso dos espaços coletivos. Todavia, com a LGPD em vigor, as empresas administradoras e prestadoras de serviços deverão seguir alguns princípios para manter a conformidade.

Coletar somente dados indispensáveis

A coleta de dados precisará ter uma finalidade específica e as informações prestadas devem corresponder à finalidade indicada pelo controlador. Apenas as informações necessárias poderão ser armazenadas de acordo com o fim especificado. Os titulares terão o direito de consultar livremente e gratuitamente os dados coletados.

Além do mais, os titulares terão a garantia de que as informações armazenadas são verdadeiras. A transparência na realização do tratamento dos dados é obrigatória, bem como o emprego de medidas de proteção para evitar alterações, danos, perda ou acessos de pessoas não autorizadas.

Impedir o uso indevido

As informações tratadas não poderão ser utilizadas para fomentar a discriminação e o cometimento de atos ilícitos ou abusivos contra os seus proprietários. Os agentes deverão prestar contas sobre as medidas adotadas para proteger as informações pessoais e poderão ser responsabilizados se houver vazamentos em conjunto com o condomínio.

Solicitar o consentimento escrito do proprietário

Após consentir com o uso dos dados, o titular terá o direito de confirmar a existência de tratamento, acessar os dados coletados, corrigir dados desatualizados, inexatos ou incompletos e revogar o consentimento de uso das informações privadas. Portanto, é fundamental que os funcionários dos condomínios sejam treinados e capacitados para trabalhar de forma adequada.

Usar as novas tecnologias

O condomínio precisa implementar programas de segurança, tecnologia a favor do controle de acesso e novas diretrizes sobre coleta e armazenamento de informações, que devem ser claras, precisas e acessíveis aos seus titulares. Um sistema de gestão do controle de acesso poderá conferir mais segurança aos dados coletados, já que somente é acessado por pessoas autorizadas.

Há várias opções que auxiliam os gestores na gestão de condomínio. O uso de KPIs para condomínio é uma alternativa interessante. Com eles, você conseguirá fazer o correto gerenciamento financeiro do condomínio, já que eles são indicadores-chave de performance para medir o desempenho das ações voltadas ao cumprimento dos objetivos do gestor.

Cuidar dos documentos digitais ou físicos

Outra solução é realizar a correta gestão de documentos em condomínio. Os arquivos que contêm dados privados devem ser armazenados em local seguro e com acesso restrito. Apenas pessoas autorizadas podem manipular os estatutos e documentos relativos às reuniões, ao planejamento e aos funcionários que normalmente são arquivados em ambiente virtual.

A única saída para os síndicos de condomínios é fazer a adequação para não correr o risco de sofrer multas. O prazo para deixar tudo conforme os termos legais vai até o mês de agosto de 2021, quando as administradoras e os demais interessados deverão estar devidamente equipados se quiserem evitar transtornos.

Os responsáveis pela gestão dessas informações são as prestadoras de serviços do condomínio. Todas elas deverão se adequar às exigências da LGPD para não sofrer as sanções registradas nos dispositivos legais. Observe alguns exemplos de empresas que estão incluídas entre aquelas que precisam obedecer à nova legislação: administradoras de condomínios, aplicativos de dispositivos móveis, portaria remota etc.

Enfim, agora, você já sabe como colocar em prática a LGPD, que deve ser aplicada à gestão do condomínio! No entanto, pode ser que a adequação seja demorada e leve alguns meses e até 1 ano para ser completamente concretizada, razão pela qual deve ser iniciada o quanto antes. Todavia, não deixe de averiguar os aspectos legais da LGPD para não correr o risco de utilizar valores para o pagamento de multas!

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