ENTENDA A IMPORTÂNCIA DO INVENTÁRIO NA GESTÃO DO VAREJO!

8 minutos para ler

Para funcionar bem, um negócio varejista envolve diversas tarefas importantes e uma delas é a gestão de estoque. Parte fundamental dessa gestão, o inventário é, basicamente, uma lista na qual são registrados todos os itens pertencentes a uma empresa e disponíveis em estoque.

Realizar um inventário preciso e mantê-lo atualizado é tarefa imprescindível para o bom funcionamento e a integração dos diversos setores da empresa. Por meio dele, os gestores efetuam a contagem de estoque e conferem quais materiais estão disponíveis, além de checar os resultados que devem ser comparados com as quantidades informadas no controle.

Neste artigo, apresentaremos a importância do inventário na gestão do varejo e algumas dicas de como realizá-lo da melhor forma. Confira!

Descubra a importância da realização do inventário

Alguns gestores acabam negligenciando a realização do inventário, por considerarem essa tarefa apenas mais uma fonte de custos. Com base nesse equívoco, acabam perdendo grandes benefícios gerados pela prática, que podem refletir em todas as áreas da empresa, principalmente no fechamento do ano. Veja, a seguir, as vantagens do controle do inventário para o seu negócio.

Segurança na fiscalização

O benefício mais conhecido do inventário é o contábil e fiscal, que é fundamental para garantir o cumprimento da legislação. Se um fiscal identificar diferenças entre o estoque declarado e o estoque real, a empresa pode ser multada. As multas são elevadas e podem colocar em risco a saúde financeira do seu negócio. Portanto, ao evitar inconsistências, a empresa consegue manter a sua boa imagem e sua saúde financeira.

Diminuição de perdas

Outra grande vantagem é a diminuição do desperdício, já que o inventário possibilita quantificar os produtos existentes em estoque e analisar a demanda por cada item. Assim, o gestor pode evitar compras desnecessárias de produtos com baixo giro e reforçar a quantidade de itens com boa saída. As perdas financeiras com obsolescência de mercadorias são reduzidas e esse dinheiro pode ser investido em outras áreas importantes.

Identificação de erros

O controle preciso de um inventário permite a identificação de erros nos processos organizacionais, tais como avarias durante a movimentação de produtos, pedidos errados enviados ao setor de compras ou outro problema desse tipo. Com um bom inventário, erros assim podem ser evitados, comprometendo menos recursos e reduzindo custos. A qualidade do inventário depende do preparo e do treinamento da sua equipe, que deve seguir um padrão para evitar distorções.

Melhor atendimento ao cliente

Outros dois pontos vantajosos para uma empresa que realiza um inventário com frequência são as melhorias no atendimento e a redução de perda de vendas.

Diretamente ligados, esses são aspectos fundamentais para o sucesso de um varejo. Com um estoque bem controlado, é possível oferecer os produtos certos na quantidade e na hora certas, passando credibilidade ao cliente e suprindo as suas necessidades. A satisfação da clientela vai garantir a fidelização e a conquista de novos clientes.

Conheça as principais dicas para realização do inventário

Depois de entender a grande importância do inventário na gestão do varejo, é preciso saber lidar com essa tarefa. O primeiro passo é planejar bem, definindo o melhor momento para o controle do inventário.

Depois, é necessário treinar a equipe, a fim de garantir o melhor desempenho na atividade. Logo após, vem a etapa de preparação, na qual são realizados o mapeamento e a categorização dos itens. Acompanhe, abaixo, as dicas essenciais para a correta realização do seu inventário!

Faça a contagem dos produtos

A tarefa seguinte é a contagem dos produtos em estoque e, por fim, a atualização do inventário. Mantenha a frequência de contagem dos itens de estoque de acordo com o volume ou o giro dos produtos. Dessa forma, você garantirá uma maior precisão dos números. É fundamental garantir a padronização dos registros, para que as informações sejam uniformes, precisas e de fácil compreensão. Nessa etapa, as soluções tecnológicas oferecem um grande auxílio.

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Organize os itens com os seus respectivos detalhes

É interessante organizar os seus produtos por categorias para facilitar a sua localização e economizar tempo. Você pode priorizar os armários, as prateleiras e as caixas e registrar de acordo com o tipo de cada mercadoria. Com isso, vai aumentar a sua eficiência, bem como a otimização das tarefas diárias, visto que se torna possível, inclusive, apontar os itens obsoletos e indicar que não há mais necessidade de continuar comprando-os.

Defina a periodicidade de contagem de estoque

Para assegurar ações corretivas em caso de divergências e também para reduzir perdas de mercadorias, você pode definir a periodicidade para a contagem de estoque. As entradas e as saídas devem ser atualizadas frequentemente, mas em períodos curtos de tempo.

Se as informações do inventário não estiverem conforme os levantamentos realizados periodicamente, é relevante avisar o setor de vendas e a equipe responsável por cuidar dessa área.

Capacite a sua equipe

Os seus colaboradores precisam ser instruídos para respeitar as regras de organização e manter-se motivados para preservar os processos e os padrões de qualidade. Organize treinamentos referentes às tarefas atribuídas aos colaboradores para capacitá-los na execução de atividades específicas, tais como:

  • manutenção do estoque: nas condições de atendimento das demandas da empresa com a organização e a execução de atividades relacionadas ao recebimento, à distribuição, ao registro e à estocagem de produtos;
  • controle do recebimento e da distribuição dos produtos: comparação das notas de pedidos e de suas especificações com os produtos entregues, de modo que seja assegurada a sua correspondência com as informações anotadas;
  • execução de serviços gerais: contagem e organização dos produtos com o devido controle de atendimento das requisições internas e o registro das suas saídas e entradas, sempre observando-se as regras e os processos predeterminados para garantir o abastecimento do estoque e evitar a falta dos itens.

A organização do armazenamento dos produtos e a identificação com a determinação do local do acondicionamento, bem como os cuidados para que isso seja feito de modo adequado, visando à garantia de estocagem ordenada e racional, também são indispensáveis. Analise, abaixo, outras opções de treinamento consideradas relevantes:

  • separação dos produtos por categorias: providência a ser tomada, considerando-se as demandas e as vendas de produtos para o seu envio aos setores responsáveis pela oferta e pela entrega aos clientes;
  • verificação da posição de estoque: exame do volume e do consumo de produtos com projeções das próximas necessidades de suprimentos para o preparo antecipado dos pedidos de reposição;
  • conservação dos produtos: realização de serviços para conservar itens que necessitam de atenção especial e de cuidados no acondicionamento para evitar a ocorrência de danos e perdas;
  • registro de inventários físicos e administrativos: controle de estoque eficiente com lançamentos em equipamentos e computadores por meio de soluções inteligentes.

A capacitação da sua equipe é primordial para que todos os processos de entrada e saída de mercadoria sejam corretamente apontados. Ela é a responsável pela realização do trabalho de gestão e de movimentação dos itens do estoque, além de executar todas as rotinas do setor. Enquanto alguns colaboradores vão receber e acondicionar os produtos, outros vão lançar as entradas e as saídas no sistema.

Invista numa solução tecnológica integrada

As inovações tecnológicas oferecem auxílio para diversas tarefas de gestão do varejo, inclusive para a contagem de estoque. Desse modo, verifique quais são as oportunidades disponíveis no mercado para melhorar os seus processos, aumentando a lucratividade e aprimorando os seus resultados.

Procure uma solução tecnológica integrada que auxilie no seu processo de gestão. A INFOX, por exemplo, conta com experiência de mais de trinta anos de mercado para auxiliar varejistas a melhorarem os seus processos e, dessa forma, obterem um melhor resultado e aumento de rentabilidade.

Por fim, saiba que o inventário tem a função básica de alinhar o estoque sistêmico e o estoque real de uma empresa. Porém, a sua utilidade vai muito além disso. Com diversos benefícios de curto e longo prazos, o controle do inventário tem fundamental importância para melhorias da gestão do varejo.

Após a realização do inventário, é importante, acima de tudo, manter esse processo como uma tarefa constante em sua gestão. Afinal, não basta realizá-lo pontualmente e não cuidar para que esse controle permaneça atualizado. Enfim, agora, você já tem noção da importância do inventário na gestão do varejo e sabe como deve proceder na contagem de estoque, investindo em soluções que otimizem a gestão de seu varejo.

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