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O guia para a otimização de processos no varejo

O guia para a otimização de processos no varejo
12 minutos para ler

Os varejistas precisam encontrar maneiras para aumentar as vendas e reduzir custos. Isso é possível por meio do diagnóstico operacional e da otimização dos processos, que gera melhorias nos resultados e leva os estabelecimentos comerciais a alcançarem destaque no mercado. A competitividade é comum no varejo, contudo, existem maneiras de realizar adequações para alcançar o sucesso almejado.

Neste guia, vamos falar sobre a importância de agilizar procedimentos e explicar os benefícios advindos da otimização de processos. Além disso, vamos dar dicas sobre a solução com foco nas questões comerciais e fornecer detalhes de como investir em ações de vendas no varejo (em um cenário de possíveis desafios mercadológicos por conta da pandemia), fazer o mapeamento, adquirir novas tecnologias de pagamento etc.

Gostaria de saber tudo sobre otimização de processos no varejo? Leia este conteúdo até o fim!

A importância da otimização de processos

Otimizar os processos eleva a eficiência operacional para os empreendimentos varejistas e traz inúmeras vantagens aos clientes e aos empresários. O mapeamento das operações da empresa, a redução de despesas e a entrega de serviços ou produtos de qualidade são consequências favoráveis oriundas da administração eficiente. Avalie o estado atual do negócio e crie objetivos a serem alcançados.

A otimização dos processos comerciais no varejo é muito importante porque ela produz resultados positivos apesar de as condições continuarem inalteradas. Por exemplo, durante um atendimento ao consumidor, o vendedor ouve as suas necessidades e mostra os produtos disponíveis. O potencial cliente analisa e escolhe o que precisa, vai até o caixa, faz o pagamento e sai.

Essa rotina forma um processo que exige excelência no atendimento para garantir a fidelização do cliente e pode otimizar vendas. Assim, as mesmas tarefas são repetidas inúmeras vezes todos os dias e os processos podem ser aprimorados de acordo com as estruturas do negócio. Diversas ações auxiliam a atrair e atender aos consumidores com excelência, tais como:

  • uso de mão de obra qualificada;
  • mapeamento de processos;
  • predeterminação de atividades;
  • adoção de tecnologias para apoiar colaboradores;
  • gerenciamento dos processos nas operações.

O controle dos processos do estabelecimento e a continuidade das ações são essenciais para a alavancagem dos negócios. Embora as crises aconteçam, os empreendedores podem aprimorar as suas operações e os serviços com o objetivo de maximizar a lucratividade para superar os fatores externos relacionados à economia nacional e ganhar escalabilidade.

Os gestores são os responsáveis pela identificação de gargalos em processos, bem como pela reorganização das tarefas e das interações para que as equipes trabalhem engajadas. A otimização dos processos ajuda a identificar os profissionais que vão realizar cada tarefa com a descrição das funções, o planejamento de recursos e a estimativa de tempo necessário para a conclusão das etapas.

Com a otimização de processos, os líderes obtêm análises certeiras e recebem insights que melhoram serviços e produtos. Os indicadores ajudam a monitorar o desempenho de todos os colaboradores e dos negócios em várias áreas, por exemplo, recursos humanos, comercial, administrativa, financeira, entre outras. As métricas podem variar conforme o segmento, mas se aplicam a diversos nichos.

Os 5 benefícios da otimização de processos no varejo

Talvez você ainda esteja se perguntando sobre quais seriam os benefícios da otimização de processos para o varejo. Saiba que existem muitas vantagens, já que esse setor trabalha com uma quantidade enorme de consumidores que entram nas lojas. Também há um grande número de mercadorias para serem controladas, de modo que várias ferramentas podem ser necessárias. Observe as informações abaixo!

1. Ótima experiência de compras

A experiência de pagamento se torna muito melhor se os processos forem otimizados. O cliente faz a sua aquisição dos produtos e os dados são coletados, processados e armazenados para a realização de análises. Com isso, tudo que aconteceu fica registrado desde o momento da venda, com a possibilidade de uso da automação comercial para aprimorar o relacionamento com os clientes.

2. Diminuição de erros

A otimização de processos conta com a automatização de procedimentos referentes à venda. Os erros de lançamento são drasticamente minimizados com informações geradas por uma solução que captura os dados dos códigos de barras das mercadorias. As fraudes também são evitadas porque há um controle eficiente das vendas, uma conferência diária e um fechamento de caixa preciso.

3. Mais eficiência nas operações

A eficiência operacional é fruto da otimização dos processos e pode ser facilmente alcançada com a aplicação da automação comercial. O tempo da equipe é otimizado e os colaboradores conseguem se dedicar melhor às tarefas mais relevantes. Por outro lado, o proprietário do negócio não precisa se preocupar com a rotina operacional ao contar com soluções de automação confiáveis e uma equipe engajada, podendo, assim, se dedicar à administração da empresa.

4. Atendimento eficiente

A eficiência no atendimento é um ponto que chama a atenção dos consumidores. A otimização de processos auxilia a tirar as dúvidas dos clientes sobre precificação, informações de entrega, valor total das compras, entre outros. As pessoas têm preferência por estabelecimentos que não enfrentam problemas com digitação incorreta de valores e lentidão dos sistemas.

Clientes valorizam a velocidade do atendimento e a inexistência de erros ou falhas humanas. Afinal de contas, ninguém quer passar por constrangimentos na hora em que for acertar os pagamentos diante do caixa. O pagamento ágil é outro fator positivo, sendo que os comprovantes detalhados da compra são extremamente importantes.

5. Tomada de decisão precisa

Os gestores sentem mais segurança para tomar as suas decisões com embasamento em dados atualizados e reais. Com a otimização dos processos, o varejista saberá o que precisa comprar, repor, armazenar, vender e pagar para que a produtividade não seja prejudicada. A assertividade é um aspecto decorrente do aproveitamento das informações coletadas pelas tecnologias.

Os líderes encontram formas para potencializar os resultados no varejo analisando informações completas das vendas, identificam os horários de picos e ficam cientes sobre as mercadorias que têm mais saída. Otimizar processos ajuda a organizar as equipes e direcionar campanhas aos consumidores que realmente almejam comprar um produto.

As 10 dicas para otimizar processos no varejo

Um dos objetivos dos empreendedores do varejo é descobrir o que pode ser aprimorado em suas atividades para aumentar as vendas e oportunizar melhorias juntamente à eliminação de gastos desnecessários. Para alcançar essas metas, vale a pena otimizar os processos e averiguar os resultados. Veja, a seguir, as principais dicas para otimização de processos no varejo!

1. Investir em ações de vendas

Muitos estabelecimentos comerciais estão no momento de pós-retomada do varejo devido à pandemia da COVID-19 que abalou a economia. Há muitos questionamentos e as respostas podem ser obtidas pelo mapeamento dos processos que podem identificar chances de melhorias. Uma saída é investir em ações de vendas para atrair consumidores.

Encontre meios para otimizar todos os processos, já que, durante essa busca, você poderá diagnosticar uma série de tarefas menos prioritárias e que não geram retorno financeiro. Muitas atividades causam o desperdício de dinheiro e tempo, razão pela qual é preciso avaliar os materiais utilizados, os retrabalhos, o tempo gasto na sua execução, a capacitação dos profissionais e o alcance de metas.

2. Mapear processos

O mapeamento dos processos é uma etapa primordial que abrange o setor comercial da empresa. Durante esse procedimento, são avaliadas todas as atividades executadas por colaboradores, as tarefas automatizadas e os serviços prestados por terceiros. Faça uma descrição minuciosa das rotinas e dos profissionais envolvidos nelas e aponte quais ferramentas são usadas.

Registre os motivos e o tempo de execução dos processos de atendimento pós-venda, por exemplo. Analise como isso funciona na prática, se é por SMS, e-mail ou outra alternativa tecnológica. Por fim, aponte se os objetivos são alcançados. Use um fluxograma para facilitar a avaliação.

3. Utilizar tecnologias de pagamento

A tecnologia aumenta a agilidade dos processos e auxilia no recebimento e na reposição dos produtos em pontos de venda (PDV). As ferramentas de Business Intelligence são ótimas para fazer análises de indicadores e projeções de crescimento dos negócios de acordo com as demandas. Otimize os processos de supply chain (cadeia de suprimentos) e permita que os gestores analisem o desempenho das vendas.

Os administradores poderão tomar decisões coerentes com a realidade do empreendimento e facilitar o seu desenvolvimento saudável. A cadeia de suprimentos tem uma estrutura bastante complexa, por esse motivo, organizar o gerenciamento com o uso de tecnologias apropriadas melhora o controle administrativo. Invista em ferramentas de gestão integrada e em soluções para obter melhorias.

É possível fazer o processamento automático dos pedidos eletrônicos considerando a necessidade do estoque, o histórico de compras e a necessidade de cada loja. Os excessos de produtos podem ser remanejados entre as lojas e, assim, otimizar o abastecimento e capacidade logística da empresa.

4. Identificar divergências

Ao importar e lançar as notas fiscais no recebimento dos produtos, é importante localizar e observar informações desencontradas ou divergentes relacionadas à logística física e aos documentos analisados. Uma solução integrada de gestão é muito útil para padronizar e otimizar esses processos, o que minimiza quaisquer problemas fiscais para seu negócio.

5. Usar soluções em cloud computing

O atual contexto do mercado varejista, o comportamento dos consumidores e as cadeias de distribuição desafiam o alinhamento das estratégias. Implemente aplicações em nuvem, pois elas são essenciais para a escalabilidade do negócio e possibilitam a troca de dados sobre inventários e demandas em tempo real. Consequentemente, você conseguirá se adaptar às oscilações da economia e obter informações mais assertivas e em tempo real, facilitando a tomada de decisões estratégicas.

Além disso, você otimiza recursos e reduz consideravelmente custos operacionais e de infraestrutura tecnológica.

6. Realizar melhorias

Fale com as equipes e peça para que os colaboradores comuniquem quais são as melhorias necessárias. O processo vai envolver alterações nas rotinas dos trabalhadores, por isso, ouça-os e promova o engajamento entre os times. O apoio de todos os profissionais é indispensável durante a etapa de implementação. Faça uma relação dos pontos críticos dos procedimentos e demonstre motivação para executar o plano da melhor maneira possível. Assim, todos saem ganhando!

7. Avaliar os resultados

A avaliação dos resultados é uma das etapas finais de maior importância neste contexto. Nela, são feitas as análises e o monitoramento das perdas e dos ganhos. Averigue se as modificações efetivadas nos processos surtiram algum efeito. Fique sempre atento ao cumprimento das ações, visto que, se houver falhas, haverá o comprometimento dos benefícios desejados.

Use uma solução de gestão integrada e centralize os indicadores de desempenho. Caso você perceba que os resultados não são interessantes, indica-se a reavaliação dos processos. Mas, se descobrir benefícios, não deixe de comemorar com os colaboradores. A implantação de melhorias não pode parar; ela deverá continuar enquanto o estabelecimento estiver funcionando.

8. Estruturar os processos entre setores

A comunicação interna entre os departamentos é essencial para a construção de grandes resultados. Não pode haver falhas nesse sentido, ou as atividades serão prejudicadas, já que todos os setores estão interligados pelas suas tarefas. Insista na estruturação dos processos e no compartilhamento de dados para solucionar essas questões.

9. Distribuir adequadamente as tarefas

A má distribuição das demandas é um dos fatores que podem causar prejuízos aos varejistas. Os departamentos não podem ser sobrecarregados ou realizar atividades que pertencem a outros profissionais porque isso atrapalha a rotina e afeta os resultados. Ouça periodicamente os responsáveis de cada setor e distribua de forma apropriada cada tarefa.

Ao fazer isso, você perceberá as dificuldades enfrentadas por eles e poderá ouvir as ideias ou sugestões de solução para os problemas. Direcione corretamente as atividades e melhore o desempenho dos departamentos internos. Dessa maneira, os colaboradores vão cumprir a sua parte e atender aos objetivos do estabelecimento comercial.

10. Compreender a cadeia logística

O funcionamento da cadeia logística precisa ser compreendido pelos líderes para que a gestão de processos seja eficaz. Procure entender cada detalhe que abrange as fases ou etapas relacionadas ao atendimento de pedidos de clientes para identificar pontos fortes e práticos. Se for necessário, faça uma readequação dos processos e mantenha o funcionamento das atividades que geram ótimos resultados.

Enfim, este é o guia para a otimização de processos e disrupção no varejo! Facilite o sucesso do seu negócio utilizando as tecnologias ideais para o seu segmento e implementando uma solução de gestão integrada. Conte com planejamentos eficientes para localizar mais possibilidades de obter lucros e um gerenciamento preciso das atividades.

Deseja obter mais informações sobre a otimização de processos ou a respeito de temas relacionados? Entre em contato com a nossa equipe de profissionais especializados!

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